Présentation
L’action proposée doit être en accord avec la mission de la Fondation.
Les 3 étapes du processus sont les suivantes :
- Le club doit s’engager dans le protocole annuel de certification. Il doit ouvrir un compte bancaire spécifique destiné à recevoir les fonds versés par le district dans le cadre de la demande de subvention
- Il remplit le formulaire de demande de subvention de District et y joint le devis correspondant précisément au montant de l’action.
- Le club doit remettre un rapport final dans les deux mois suivant la fin de l’action, et au plus tard le 31 mai de l’année rotarienne de la subvention
Rapport final
Le rapport final est « obligatoire »
- Le rapport final doit être complété sur logiciel Word
- Le montant de l’action doit correspondre obligatoirement au montant de la ou des factures
- Le rapport doit être soigneusement rédigé et fournir toutes les explications nécessaires conduisant à l’acceptation du dossier.
- L'ensemble du dossier doit être envoyé via internet
Traitement des demandes
Le cycle et le traitement des demandes des clubs par le district s'effectuent suivant le protocole suivant :
- Préparation de la demande de subvention par le Club et envoi au District avant le 31 janvier,
- Recensement des demandes de subventions par le District après examen sommaire des demandes (février),
- Examen attentif des dossiers et réunion de la commission d’arbitrage « Fondation » du District (avril),
- Réponse au Club (mai/juin),
- Versement au Club à condition que tous les rapports finaux de l’année N-1 de tout le District aient été correctement renseignés et acceptés (septembre/octobre).