Chers amis et confrères secrétaires de clubs, vous avez récemment reçu un message de Zurich, vous invitant à compléter dans l’annuaire, les informations personnelles concernant les futurs dirigeants de vos clubs.

Vous allez aussi recevoir un courrier qui signera un moment clé dans votre travail d’administration : il s’agira de préparer le bon à tirer « B-à-T » du prochain annuaire francophone.

Voici quelques semaines, les responsables des clubs ont reçu de Zurich un listing quasi entièrement coché de « N » (pour non inscrit) à propos de leurs comités du futur (2021-2022). La lettre valait aussi intimation à procéder à la mise au net, le plus rapidement possible. Pour ma part, parce qu’en cours de route nous avions changé de trésorier, je m’étais employé, début janvier, à l’aggiornamento indispensable. Quelle n’a pas été ma surprise de découvrir que le dispositif d’accès aux mutations avait changé sur “My Rotary“. J’ai tâtonné un peu, puis j’ai saisi qu’il fallait appuyer sur le + à droite pour faire basculer la fiche de la personne idoine en face de la fonction endossée. Je me suis arrêté là, car j’avais déjà renseigné l’annuaire sur « My Rotary » et sur « Le Rotarien » avec les tenants des fonctions à venir pour 2021-2022. Or donc, lorsque j’ai reçu la ferme invitation à compléter de Zurich, j’ai été étonné. Je me suis à nouveau rendu sur « My Rotary“ et j’ai alors découvert en haut à gauche de la fenêtre d’administration du club, un menu déroulant. En lui faisant remonter le calendrier chronologique, j’ai constaté un comité 2021-2022…inexistant ! J’ai donc remis sur le métier ce que j’avais opéré dans l’ancien système et pour être certain de mon affaire, je suis retourné sur « Le Rotarien » où là, divine surprise, mes informations antérieures étaient bien présentes. Je ne suis certainement pas le seul a avoir vécu cette mésaventure, puisque certains d’entre vous ont tiré le signal d’alarme. En particulier parce qu’ils ne parvenaient pas à accéder au système pour certains, malgré lé détention des codes et que pour d’autres c’est l’arborescence complexe du site qui leur paraissait peu intuitive. J’espère que depuis, tout le monde a trouvé les clés et la solution pour satisfaire à l’exact renseignement de nos tablettes collectives et individuelles…

Et maintenant l’annuaire francophone sur « Le Rotarien »

La lettre des administrateurs de l’annuaire francophone du Rotary signe pour vous, mes frères,  l’un des moments forts et délicats de votre administration. Surtout lorsqu’on exerce la fonction une année et que l’expérience est nouvelle. Il m’a donc semblé utile de vous prodiguer quelques conseils, qui vous éviteront bien des soucis. En principe début février, j’édite le listing de l’annuaire et je le fais parvenir à tous les membres de mon club. Je leur demande de vérifier les informations, qui les concernent et, le cas échéant, de me signaler, les changements, erreurs, précisions à apporter. En principe toujours, je laisse courir la feuille aux changements, deux mois durant. Puis je préviens tout le monde, que faute de réaction au 31 mars, l’opération de mise à jour sera terminée.

Pourquoi cette suite de vérités premières ? Parce qu’à l’expérience, il est advenu que des membres ne s’étant pas manifestés durant la période de consultation, m’ont ensuite adressé des messages vengeurs m’indiquant que dans « l’annuaire tout était faux ». Etonné de ce constat, je leur ai donc demandé s’ils avaient porté des éléments nouveaux sur la feuille tournante dans le club. Ils m’ont affirmé que oui. Or, vérification opérée, ladite feuille ne portait aucune mention en face des noms de personnalités concernées. Sans me prononcer à propos du procédé, j’ai donc opté pour la redondance de moyens et les rappels répétés au club, je me suis employé à rendre l’opération « B-à-T » opposable aux tiers. C’est-à-dire non susceptible de reproches à l’égard du secrétaire, si malgré la procédure et la vigilance, des erreurs, imprécisions ou autres coquilles pouvaient subsister dans l’annuaire désormais en ligne. Plus encore que ces chicaneries, il me semble que l’annuaire doit être l’exact reflet de la réalité personnelle et collective du club. Voici pourquoi j’insiste autant afin que chaque membre soit dument identifiable et que lui même se retrouve avec satisfaction dans l’annuaire.

Au fil du temps, et face à des demandes répétées de certains membres, il s’est avéré que les « menus déroulants » concernant les professions des uns et des autres ne permettaient pas toujours de satisfaire les attentes ou de répondre aux réalités objectives. Peut-être serait-il intéressant pour l’annuaire d’ouvrir plus largement le champ des possibilités ? Ce qui faciliterait la précision des informations et la satisfaction des demandeurs.

Voilà, ces quelques considérations qui pourront vous être utiles dans l’accomplissement de cette tâche de bénédictin, dont nul ne soupçonne l’effort et la précision qu’elle requiert, jusqu’à ce qu’une erreur ou un oubli post-édition viennent susciter une émotion. Face à cet écheveau, le secrétaire est bien seul, mais comme toujours, de son implication dans l’ombre, dépendent les succès et le rayonnement du club.

N’oubliez pas, le 15 avril est votre « Dead line » : le « B-à-T » de votre club devra avoir été validé. Pour y procéder, munissez-vous de vos codes d’accès fournis par le courrier de janvier et cliquez sur lerotarien.org/outils/mise-a-jour-annuaire.html.

Bon courage.
Gilbert Mayer