Trop tôt, trop tard ? En tout cas le Gouverneur a arbitré en faveur de la solution la plus efficace pour tenir le séminaire de formation des bureaux élus (SFBE) à l’Ibis de Nancy-Houdemont, en ce 11 septembre. D’ailleurs plus de 90 Rotariens sont venus en fréquenter les cinq ateliers.

Pour un peu, la notion même de bureau élu eut été obsolète. Mais comment faire autrement, alors que les conséquences de la pandémie empêchaient matériellement de tenir ce séminaire de formation des bureaux élus au printemps ? La réalité du terrain voulait que pour être efficace en diffusant les savoirs à ceux qui endossent les responsabilités dans les clubs, il fallait coller au plus près de leur prise de fonction. La date du 11 septembre s’est donc logiquement imposée, juste après les congés de la période estivale. Alors bien sûr, les tenants d’une invitation plus précoce étaient certes dans une approche logique, mais elle ne tenait pas compte de notre incapacité à réunir des dizaines de Rotariens en un même lieu durant des heures. Ceux qui qui plaidaient pour plus tard, avaient aussi de bons motifs, comme par exemple d’éviter le télescopage avec les autres séminaires de rentrée, mais repousser au cœur de l’automne eut été contre-productif à l’égard du service des clubs. Comment faire fonctionner 56 clubs avec des nouveaux secrétaires, trésoriers, protocoles formés uniquement sur le tas, loin de exigences et complexités de la sphère rotarienne ?

Course contre la montre

Le débat a été tranché : Pascal Péran a choisi d’intervenir au plus tôt. C’était donc le 11 septembre. Un choix pas si facile que cela à honorer. Les auditeurs d’une part, à peine de retour de leurs séjours d’été et ayant tout juste renoué avec l’activité de leurs clubs, l’équipe d’organisation du District d’autre part, contrainte d’attendre la toute dernière heure pour boucler son dispositif. La gageure a été tenue, même si jusqu’au tout dernier moment des Rotariens sont venus s’inscrire -pas toujours dans les formes- ce qui n’a simplifié la tâche ni du protocole chargé de commander un nombre précis de repas à notre hôte, ni du secrétaire contraint de sans cesse revoir ses tableaux. Mais au petit matin du 11 septembre, l’équipe de service s’est retrouvée à pied d’œuvre, listings en mains, salles réservées, dispositif d’accueil opérationnel. D’ailleurs cela n’a pas traîné, Jean-Luc Taite, protocole en second et Gilbert Mayer, secrétaire ont entrepris d’accueillir les premiers venus. Michel Frottier, Protocole, s’employant à disposer les « kakémonos », à s’assurer que les salles sont accessibles, qu’elles disposent de tout le nécessaire et que le jalonnement est accessible à ceux qui quittent le desk d’accueil.

Les YEO piaffent

Très vite, après une mise en jambes anticipée avec les lève-tôt, l’accueil en question connait une activité intense. La responsable de l’hôtel vérifie les « QR-Codes » -on aurait presque oublié que les prescriptions anti Covid sont toujours exigées- puis chaque Rotarien vient émarger dans la feuille dédiée à l’atelier pour lequel il est présent en cette matinée. Globalement les choses se déroulent de façon nominale et chacun peut alors se rendre vers le café d’accueil, qui devient aussi le lieu des retrouvailles. Car c’est cela le premier enseignement de cette matinée, les présents sont heureux de retrouver ou juste de se rencontrer dans une atmosphère de rentrée scolaire. Le ton est donc joyeux, même si les masques restent de la partie. Le séminaire prise de parole fait un quasi plein avec 19 présents, celui des protocoles, ouvert un peu plus tard que les autres, ne recueille que 12 participants alors que 17 étaient inscrits et chez les secrétaires c’est carton plein, avec un moins un et un plus un. Les affaires de trésorerie ont la fréquentation la plus modeste avec onze personnes et le champion toutes catégories reste l’atelier YEO. C’est compréhensible car il faut que les clubs y participent afin d’être certifiés d’une part, mais d’autre part cette salle remplie à 31 auditeurs est le témoignage de ce que les clubs sont sur le pied de guerre. Monique Novais, la responsable des échanges jeunes, a d’ailleurs traduit cette sorte de joie jubilatoire qui a prévalu dans cet atelier, en indiquant que « tout le monde ambitionne de pouvoir relancer les échanges de jeunes dès l’été prochain. » Ceux qui ont participé à cette session n’ignorent plus rien de ce qu’il faut connaître pour s’engager dans les échanges et leur assurer le plein succès.

Envie d’agir

Avant que ne soit servi le repas offert par le District à ceux qui ont choisi de le partager et tandis que le Gouverneur vaque dans l’espace extérieur de l’hôtel à animer plusieurs groupes de travail précédant le comité élargi de l’après-midi, je dispose de quelques instants de liberté pour m’entretenir avec des auditeurs qui ont parachevé le travail. De préférence, je choisis des jeunes, qui témoignent d’une forte envie d’engagement et relèvent que les formations dispensées sont bien utiles. Certains découvrent les méandres de “My Rotary“ et confient trouver parfois les fiches de leur club…en friches ! J’en profite pour plaider en faveur du rajeunissement des effectifs et de la nécessité de recruter-fidéliser, ce qui passe, comme me le confirme une jeune femme « par une bonne intégration et par des responsabilités confiées ». Bien vu ! Le jeune Rotarien vient pour agir, s’engager, travailler, pas pour être relégué, ni se contenter de l’argument de convivialité. La même jeune personne me dit « nous avons déjà une vie sociale, des amis. Ceux du club seront les amis de demain. » Si toutefois nous savons fidéliser de tels jeunes talents et envies ! Ce SFBE décalé et finalement bien calé n’aura certes pas rassemblé la totalité des titulaires de responsabilités dans les clubs. Certains de ces derniers m’ont écrit pour me dire que certains repiquaient dans la fonction, que d’autres n’avaient pas le temps… Un plein “carreau“ se serait traduit par plus de 250 participants, mais avec 93, cette version déportée dans le temps n’a pas à rougir. Elle a tenu ses promesses. Cap désormais sur le SFIC du 25 septembre et sur le séminaire Fondation du 16 octobre. Cette fois dans le timing !

Gilbert Mayer