Annuaire : Le « B-à-T » rendez-vous intense des secrétaires

il s’agit de préparer le bon à tirer « B-à-T » du prochain annuaire francophone.

La lettre des administrateurs de l’annuaire francophone du Rotary signe pour vous, mes frères,  l’un des moments forts et délicats de votre administration. Surtout lorsqu’on exerce la fonction une année et que l’expérience est nouvelle. Parce que, pour ma part, j’opère depuis douze ans, il m’a semblé utile de vous prodiguer quelques conseils, qui vous éviteront bien des soucis. En principe début février, j’édite le listing de l’annuaire et je le fais parvenir à tous les membres de mon club. Je leur demande de vérifier les informations, qui les concernent et, le cas échéant, de me signaler, les changements, erreurs, précisions à apporter. En principe toujours, je laisse courir la feuille aux changements, deux mois durant, puis je préviens tout le monde, que faute de réaction au 31 mars, l’opération de mise à jour sera terminée.

Pourquoi cette suite de vérités premières ? Parce qu’à l’expérience, il est advenu que des membres ne s’étant pas manifestés durant la période de consultation, m’ont ensuite adressé des messages vengeurs m’indiquant que dans « l’annuaire tout était faux ». Etonné de ce constat, je leur ai donc demandé s’ils avaient porté des éléments nouveaux sur la feuille tournante dans le club. Ils m’ont affirmé que oui. Or, vérification opérée, ladite feuille ne portait aucune mention en face des noms de personnalités concernées. Sans me prononcer à propos du procédé, j’ai donc opté pour la redondance de moyens et les rappels répétés au club, dans notre hebdomadaire « La Roue libre », mais aussi par e-mail. L’art de la pédagogie passant par la répétition, je me suis employé à rendre l’opération « B-à-T » opposable aux tiers. C’est-à-dire non susceptible de reproches à l’égard du secrétaire, si malgré la procédure et la vigilance, des erreurs, imprécisions ou autres coquilles pouvaient subsister dans l’annuaire papier. Plus encore que ces chicaneries, il me semble que l’annuaire doit être l’exact reflet de la réalité personnelle et collective du club. Voici pourquoi j’insiste autant afin que chaque membre soit dument identifiable et que lui même se retrouve avec satisfaction dans l’annuaire.

Au fil du temps, et face à des demandes répétées de certains membres, il s’est avéré que les « menus déroulants » concernant les professions des uns et des autres ne permettaient pas toujours de satisfaire les attentes ou de répondre aux réalités objectives. Peut-être serait-il intéressant pour l’annuaire d’ouvrir plus largement le champ des possibilités. Ce qui faciliterait la précision des informations et la satisfaction des demandeurs. Je l’ai souvent répété, mais là encore il faut remettre sur le métier pour peut-être un jour convaincre. Dans le même esprit revendicatif, vous avez pu, l’an passé, constater que le format et la présentation de l’annuaire ont changé. Je ne suis jamais contre un aggiornamento, pour peu qu’il soit utile et efficace. Dans le cas présent il sera toujours loisible de gloser à propos du format et je ne me prononcerai pas. En revanche c’est zéro pointé pour la lisibilité. Le choix d’impression en bleu nuit totalement à la lecture. Rien ne vaut le noir sur blanc et surtout évitons d’éditer des documents aussi utiles, qui ne soient pas lisibles si la loupe n’est pas fournie avec !

Voilà, ces quelques considérations qui pourront vous être utiles dans l’accomplissement de cette tâche de bénédictin, dont nul ne soupçonne l’effort et la précision qu’elle requiert, jusqu’à ce qu’une erreur ou un oubli post-édition viennent susciter une émotion. Face à cet écheveau, le secrétaire est bien seul, mais comme toujours, de son implication dans l’ombre, dépendent les succès et le rayonnement du club.

N’oubliez pas, le 15 avril est votre « Dead line » : le « B-à-T » de votre club devra avoir été validé. Pour y procéder, munissez-vous de vos codes d’accès fournis par le courrier de janvier et cliquez sur https://www.rotarymag.org/identification.html

Bon courage.

Gilbert Mayer