Tous mes amis secrétaires de clubs ont, dès janvier dernier, reçu la lettre à entête du Rotarien.

Un courrier qui signe un moment clé dans leur travail d’administration, puisqu’il s’agit de préparer le bon à tirer « BàT » du prochain annuaire francophone.

« Nous vous contactons dans le cadre de la mise à jour de l’annuaire des Rotary clubs francophones et de leurs membres abonnés au magazine le Rotarien » : ainsi commence la missive que vous tous, chers amis secrétaires, avez reçus. Cette lettre signe donc pour vous l’un des moments forts et délicats de votre administration. Surtout lorsqu’on exerce la fonction une année et que l’expérience est nouvelle. Parce que, pour ma part, j’opère depuis une décennie, il m’a semblé utile de vous prodiguer quelques conseils, qui vous éviteront bien des soucis.

En principe début janvier, j’édite le listing de l’annuaire et je le fais parvenir à tous les membres de mon club. Je leur demande de vérifier les informations, qui les concernent et, le cas échéant, de me signaler, les changements, erreurs, précisions à apporter. En principe toujours, je laisse courir la feuille aux changement trois mois durant, puis je préviens tout le monde, que faute de réaction au 31 mars, l’opération de mise à jour sera terminée.

Pourquoi cette suite de vérités premières ? Parce qu’à l’expérience, il est advenu que des membres ne s’étant pas manifestés durant la période de consultation, m’ont ensuite adressé des messages vengeurs m’indiquant que dans « l’annuaire tout était faux ». Etonné de ce constat, je leur ai donc demandé s’ils avaient porté des éléments nouveaux sur la feuille tournante dans le club. Ils m’ont affirmé que oui. Or, vérification opérée, ladite feuille ne portait aucune mention en face des noms de personnalités concernées. Sans me prononcer à propos du procédé –mais je n’en pense pas moins- j’ai donc opté pour la redondance de moyens et les rappels répétés au club, dans notre hebdomadaire « La Roue libre », mais aussi par e-mail. L’art de la pédagogie passant par la répétition, je me suis employé à rendre l’opération « BàT » opposables aux tiers. C’est-à-dire non susceptible de reproches à l’égard du secrétaire, si malgré la procédure et la vigilance, des erreurs, imprécisions ou autres coquilles pouvaient subsister dans l’annuaire papier. Plus encore que ces chicaneries, il me semble que l’annuaire doit être l’exact reflet de la réalité personnelle et collective du club. Voici pourquoi j’insiste autant afin que chaque membre soit dument identifiable et que lui même se retrouve avec satisfaction dans l’annuaire.

Au fil du temps, et face à des demandes répétées de certains membres, il s’est avéré que les « menus déroulants » concernant les professions des uns et des autres ne permettaient pas toujours de satisfaire les attentes ou de répondre aux réalités objectives. Peut-être serait-il intéressant pour l’annuaire d’ouvrir plus largement le champ des possibilités. Ce qui faciliterait la précision des informations et la satisfaction des demandeurs.

Voilà, ces quelques considérations qui pourront vous être utiles dans l’accomplissement de cette tâche de bénédictin, dont personne ne soupçonne l’effort et la précision qu’elle requiert, jusqu’à ce qu’une erreur ou un oubli post-édition viennent susciter une réaction. Face à cet écheveau, le secrétaire est bien seul, mais comme toujours, de son implication dans l’ombre, dépendent les succès et le rayonnement du club.

N’oubliez pas, le 15 avril est votre « dead line » : le « BàT » de votre club devra avoir été validé. Pour y procéder, munissez vous de vos codes d’accès fournis par le courrier de janvier et cliquez sur lerotarien.org/outils/mise-a-jour-annuaire.html.

Bon courage.

Gilbert Mayer